Ön muhasebe nedir? 2021

İşletmelerin temel muhasebe işlemlerini izlemektir. Ön muhasebe işletmenin parayla dile getirilen işlemlerini başka bir deyişle, işletmenin nakit parası, stokları, müşterileri, çekleri, senetleri, banka hesapları gibi temel unsurlarının kayıtlarını ve bunların hareketlerini izlemek için kullanılır.

Ön muhasebe’de yapılan temel işlemler;

1. Kasa hesap takibi
2. Müşteri (Cari) Hesabı Takibi
3. Fatura/İrsaliye işlemleri
4. Stok giriş ve çıkış takibi
5. Müşteri Çek/Senetleri takibi
6. İşletme Çek/Senetleri takibi
7. Banka Hesap takibi

ön muhasebe

Ön muhasebe tutmak işletmelerin muhasebesinin tutulduğu mananına gelmez. İşletmelerin dokümanlarını muhasebe defterlerine işlenmek, bu bilgiler ile mali tablolar ve raporlar tertip etmek, devletle olan ilişkileri tertip etmek (Beyanname, SOSYAL GÜVENLİK KURUMU ) Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin görevidir. Örnek verecek olursak bir beyannamenin kesinlikle SMMM tarafından onaylanması gerekir. Bu yüzden işletmenin muhasebe kayıtları mutlaka SMMM tarafından ve alakalı kayıt sistemine göre tutulması gerekir.

YENİ BAŞLAYANLAR ÖN MUHASEBEYİ NASIL ÖĞRENİR?

Ön muhasebe öğrenmek için yukarıda belirtilen Ön muhasebe’de yapılan temel işlemleri yapabilmek yeterli olabilmektedir. Bu işlemleri izleyerek işletmeye ve işletmenin muhasebesine yardımcı olunacaktır.

1.Kasa hesabı takibi: Kasa hesabı, işletmenin nakit işlemlerini izlemektir. Nakit işlemleri için kasa defteri tutulabilir. Kasa hesabında işletmeye nakit girişi ve nakit çıkışı olduğu vakit hareket alana gelir. Bu yüzden her nakit hareketinde kasa defterine kayıt yapılır. Yapılan tahsilâtlar ve ödemeler kasa bölümünde izlenir. Böylelikle işletmenin nakit parası izleyerek günlük gelir ve gider takibi yapılır.

2.Müşteri (Cari) hesabı takibi: İşletmenin beraber çalıştığı müşterileri izlemektir. İşletme alıcılarına mal ve hizmet satar. Böylelikle işletmeye borçlanırlar. İşletme satıcılarından mal ve hizmet alırlar. Böylelikle işletme satıcılara karşı borçlanır. Cari hesap takibinde buradaki alıcılar ve satıcılar izler. Alıcıların ve satıcıların borç ve alacakları izlenir.

3.Fatura/İrsaliye işlemleri: İşletme mal veya hizmet sattığı zaman fatura kesilir. Mal veya hizmet aldığında ise fatura alınır. Burdaki fatura kesme işlemini, gelen, giden fatura ve dokümanları takip eder.

4.Stok Giriş/Çıkış Takibi: İşletme mal aldığı zaman bunları giriş yapar, mal satıldığı zaman da stoklardan düşer. Böylelikle malların yani stokların takibini yaparak azalan malları veya biten malları belirleyebilir. Alış faturası ile stoklarımızda artış, satış faturası ile de stoklarımızda azalış alana gelir.

5.Çek/Senetleri takibi: İşletmenin veya müşterilerin çek/senetlerini takip eder. Çek/senetlerin giriş çıkışlarını kaydederek, ne kadar tahsil edilecek ve ne kadar ödenecek çek/senet olduğu bilinir. Bunların vadeleri de izleyerek, ödeme günlerinde ödemeler yapılır, tahsil günlerinde tahsilâtlar yapılır.

6.Banka hesap takibi: İşletmenin bankalardaki hesaplarını vaziyeti izler. Bazen işletmenin kasasında nakit olmadığı vaziyetlerde banka hesapları kullanılır. İşletmenin çek ve senetlerinin vadeleri izleyerek bankada çek veya senedin tahsili için para olup olmadığı izler. Dışarıdan gelen ödemelerde banka hesabı kontrol edilir.

ÖN MUHASEBE PERSONELİNİN SORUMLULUKLARI

• İşletmeye giren mal, malzeme veya hizmet alışının irsaliyelerinin saklanması
• Satıcıya çek, senet veyahut banka havalesi ile ödeme yapılıyorsa makbuzlarının mutlaka alınması dosyada saklanması
• İşletmeye alınan demirbaş ve cari hesap niteliğindeki satıcı faturalarının olasıysa fotokopisinin alınması, dosyalanması
• Gelen faturalarla irsaliyelerin karşılaştırılması veya irsaliye geldiğinde verilen sipariş buyruğu ile meblağlılığının incelenmesi hata varsa satıcılarla bağlantıya geçilmesi
• Alınan demirbaşların garanti dokümanlarının mutlaka saklanması
• Her türlü harcama ve gider evrakının makbuzlar dâhil bilgisayar Excel word ortamında kayıt edilmesi
• Her ay nihayetinde muhasebe ile bağlantı kurup bordro ve personel fiyat pusulalarının alınması
• Senelik destur kullanan personelin arzuhallerinin hatıranda muhasebeye bildirilmesi
• Resmi dairelerden gelen yazılardan muhasebeyi ilgilendiren her türlü vesika, bilginin muhasebeye vaktinde eriştirilmesi
• Vergi dairesi, SOSYAL GÜVENLİK KURUMU’veyahut başka resmi müesseseden bir ziyaretçi geldiğinde (denetleme personeli, inceleme personeli) şipşak muhasebeci ile irtibat kurulup bildirilmesi, bilgi verilmesi
• Küçük kasa mevcutsa belgesiz hiçbir ödemenin yapılmaması ve alınan belgelerin geçerli olup olmadığının kontrolü
• Şirket için verilmiş olan şifre ve benzeri dokümanların düzgün saklanması

ÖN MUHASEBE PERSONELİNİN GÖREVLERİNİ YAPARKEN DİKKAT ETMESİ ŞART OLAN HUSUSLAR

1. Harcama ve gider evrakının makbuzlarının kayıtlarını ön muhasebe programınıza işleyin
2. Kestiğiniz her faturanın bir kopyasını koçanda kalsın ve bir kopyasını klasörde gizleyin
3. Yapılan sözleşmeleri, damga vergilerinin olup olmadığını da kontrol ederek ayrı bir dosyada takip edin
4. Şirketle alakalı ehemmiyetli evrakları, imza sirküleri, ortakların kimlik bilgileri, vekâletler, Ticaret Sicil evrakları, kira kontratları, vergi dairesi yazışmaları ve sigorta poliçelerini ayrı bir klasörde tutun.
5. Çalıştırılan, işe yeni alınan ya da işten ayrılan kişilerin özlük bilgileri, sözleşmeleri, işten ayrılış evrakları ayrı takip edin.
6. Şayet ön muhasebesinde bulunduğunuz işletmenin dışalım ile çalışıyorsa ithalat evraklarını da ayrı takip edin
7. Arşivleme ehemmiyetli, ticaret yasanına göre evraklar 10 sene, vergi yasalarına göre de 5 sene saklanmak zorunda. Şirket resmi defterleri ve muhasebe evraklarının arşivi için sistem oluşturulması gereklidir.
8. Hizmet veya mal teslim alırken kontrol ederek, hatalı, kusurlu, eksik olanları tespit edin.
9. Fatura, irsaliye gibi vesikaların tarihlerini ve imzalarını kontrol edin. İrsaliye ile sipariş buyruğunuzu ve faturalar ile irsaliyeleri karşılaştırın.
10. Resmi defterlerin takibi de ehemmiyetli, İdare Heyeti Karar Defteri, Genel Heyet Karar Defteri, Ortaklık Hisse Defteri vs.

FATURADA BULUNMASI ZARURİ BİLGİLER

Ön muhasebe personeli faturada bulunması şart olan zaruri bilgileri de bilmek zorundadır.Ona göre gelen faturayı ya kabul edecektir ya da veya etmeyecektir. 6102 Sayılı Türk Ticaret Yasayı’nun (T.T.K.) 39’uncu maddesi 2 fıkrasında;

 “Tacirin işletmesiyle alakalı olarak tertip ettiği ticari mektuplarda ve ticari defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgelerde tacirin sicil numarası, ticaret unvanı, işletmesinin merkezi ile tacir web sitesi oluşturma yükümlülüğüne tabi ise tescil edilen web sitesinin adresi de gösterilir tertip etmesi “ bulunmaktadır.

Fatura ve fatura yerine geçen belgelerde bulunması gereken bilgiler şu şekildedir;

1. Ticaret unvanı
2. Şirketin/İşletmenin Numarası
3. Vergi Dairesi Vergi Numarası
4. Ticaret Sicili Adresi ve Numarası
5. Varsa web sitesi adresi (Bağımsız denetim dahilinde olanlar için zorunlu)
6. İletişim Bilgileri Telefon ve Belgegeçer Bilgileri

Ön muhasebe nedir?

Türkçe makale özgünleştirme tarafından yapılmıştır.